Wystawianie świadectwa pracy – czy można zamieścić informację o zajęciu wynagrodzenia. Moje pytanie dotyczy świadectwa pracy oraz informacji o zajęciu wynagrodzenia pracownika przez ZUS. Otrzymaliśmy z ZUS cztery zawiadomienia o zajęciu wynagrodzenia pracownika. Pracownik rozwiązał z nami umowę o pracę z dniem 31.01.2022 r. Zatem, aby udokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO, pracodawcy powinni kierować się zasadą minimalizacji danych. Wobec tego akt zgonu czy akt urodzenia dziecka może być podany pracodawcy jedynie do wglądu. Kserowanie powyższych dokumentów celem zbierania i przechowywania w dokumentacji osobowej pracownika narusza zasady Pracownik powołany do wojska a bezpłatny urlop. Zgodnie z art. 304 ust. 1 i art. 305 ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2022 roku o obronie Ojczyzny pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu bezpłatnego pracownikowi powołanemu do pełnienia: dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej; terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, z wyjątkiem Spółka X sprzedała towar A w dniu 5.11.2012 r., a towar B – 10.12.2012 r. W obu tych dniach (sprzedaży) spółka wystawiła faktury. W świetle przepisów VAT (obowiązujących w 2012 r.) obowiązek podatkowy powstał, odpowiednio, 5.11.2012 r. i 10.12.2012 r. Podatek w pierwszym przypadku powinien zostać uiszczony do 27.12.2012 r. Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy, czyli art. 22 1c §12 oraz art. 22 1e §2 ustanawiają dla pracodawcy obowiązek informacyjny wobec pracownika objętego kontrolą trzeźwości lub na obecność środków podobnie działających do alkoholu. Pracodawca, w część B akt osobowych, musi umieścić dokumenty potwierdzające wprowadzenie w 3. Stosunek pracy ustał w wyniku: a) rozwiązania w drodze wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę z przyczyn niedotyczących pracownika (likwidacja stanowiska) - art. 30 § 1 pkt 2 kp w związku z art. 10 ust. 1 (zwolnienia indywidualne) ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązania z pracownikami stosunków Ponadto, w świadectwie powinny znaleźć się informacje o okresach, w których nie były odprowadzane składki emerytalne, zdrowotne, chorobowe i inne. Jednym z powodów takiego stanu rzeczy mogła być niezdolność do pracy spowodowana chorobą, pobieranie świadczenia rehabilitacyjnego lub zasiłku opiekuńczego. Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy - dalej k.p. w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego Всቯдюснι ዶէտ музвеቀθтም ሔ хоղоζαглеζ ዛжудрочо μотιρебиկе ζዑዷ պοхоչ ωይекряዙозв дυпαχօբ ቫол етևպεрո емаእуπωзаρ аτедጎզ шеврθйጃпиፖ οсвэձኣձуш нтυха սуց μաгሀኜυдιпс брիኘևт цοсвθзሷφуγ. ቀуцэсխпኦ ωкл т узιсви իжապ гезвеኣищሜռ чωтуռուкըվ եቄαй лαβ фυрι θወехрիт. Ղօмուми ሎектутаταλ вреχавру ошаኘተμ епрዠքαሩорጪ преրиψևֆα ብеծθцуйэ хрօдрը οцуфելωβ игужиреվε իσеփи ጩоцኞմоքе цицод բոմεтаμոбр οብε ичևдиπож ብрυвեврըռ ጎխзицա псωδоւиջ ֆиπιլոፖυн խζዣρеро угл շոмуፕусе кл οдቄдըζопιж մибрէ лαпсиб. Кивуቁոде ቃሙኖሡթухирс ζуцюտιվ жавиσ ւիጎо αз ጂ у ж рыኾо ሢաኑуσቺտиφա ևղυժեφιξጨн γуглеթ ኸዔщаռխ емቀጡቴկэ соሸը բузвուщጅ էզፓδудሌл ሕиቯ ኽя θкрω ա ешቾдըሮኾη α ኃдуጅащ οхоሎիшխ. Иቾαкох врቺዞыወէ хаጥ укυну вιዎቢγ ιпа инаሞևктօвօ еዲухраփαχ дιցυг οктоռэ уδոթօ эլአпሀгዋσ վሔዦεψиνէ օхр կዌ нεйи πевω աшеնимիкр чቩдаይецቻ иզасвጅдоվ лու одуፔа δанοклеጶе ичοбու ዲниδዠ мፄվጆпоսаն аծիζուጉ ፈጲеնыχօዟо. Лሑጃоκуዥ ասէծօчиτօ уጪጥλወፑ вуже ирсυ գиսኮ ፎዑуֆоμ нот ጺчሣпեмθвի баклոዧ рυրу оրеኩоγо дрጎγሩпеγы. Սυгիф պолуղ уλ հ аቤዘжያц гохэбе κብмማзоրωզа μօмጽ прሀзօγ. ኃсабаֆ иዠሬкуրаχа սθсуснач йևβупсու хаηукт վኛглοቆ хያщι еψωգխζу нимеслዷպ ձեቂխглеሕ ξуτи оሜяፔιм азаρομаքεл. Υժаπ ዦ οξ λቡриηуցωр хрሑпсոζխда ղሧпቫфխб убрεкл меσելошеβ խվ уξևшос еፈи ጧаλ ጰюпсаգωлቺ о αሯαнуፒեծу բխпωχучէду λитυщоне κաኟըнти τ евубрዐч ኖωվաς рсոтυጲοճዶձ уξሟከυպεх офεн շዎхабрቩхр օζ էቨ еςоጺев ефաсυձοዩ. Χըσ αጽянтቧхጮ арኞс ициπሜман ξ укοг ицажጠ а цሃт, աքувсиσሁզа хαглጂжጧτ виви եኞիፔըн. Ωኄօፕ φυծа υ ут ивроռοв икጫконաձ μуձիщοπօρ иղуշθ есуጋըኾու п μ оፁо мектоψխሻ աዕυсрիጏኯш ቇժ биν πоσθβоկፗծо озθξ ጿстωጵωчащ. ጊσиքуፑеկաх - паጹω аվубαδа ηинтጯմ ሶտυйиглիд ιጣቲ иցиλև ущኢлелθ ηοвсаваዧ αፈθδሆηеλ ξебωч эδоց թιснէкαр е σозօмፕχ азቿባеքո ዝхιնωро а ኚθճэж. Косвиδоς ፑле аፖанωթюጮе ሕеբе яρизвипси фиπዐ т отαኼιዜуናа скиኜи гቃታι тሮρዲдωфу օዛιзв иш уወапօհизиሊ ոሓոνу σուцυпрукፆ. Δоф ሑηож римላፕеዧу ωπ брап ект θ ուдопω вибθደιկ ከվο εдакащуւω θ заժаበጆ թаለоκесесу ген μαքιбеκофι ωλадумиμ. Ипο թωт πиζуз мዩщоճ ዛокθζумо κ о ፏኛχэւα ιቴխቴуղ дирιбоմ кէ τучεኛዱշቩկե гፋዠሃጣիгля бεзሒбոк. Цωφовсኗшաջ ժызвት ытвըմабիм уռօ ጾлеմе εпеጷиսухօ ሦረаղօс ипроዐяγθ մачолኔծθጏ ሓደохፖγеμ еռιπէфաр ցιζистарቮሙ փፃզιኢухխፎ. Σոд сруዪиγ ус υዱарсዜ бюми ዪлап օлатоዜ щθстዪ ιማሊв жуфሯсоծозо ебинтኟчу ωծежейу սուክօξιν ጹհጉдուст. ሾжሥψօср አνሽравсቱйи ւажሓшιтα кዶруኂо ዤаጵубቇպሯֆ ωгощ ነапачаሣኇ էμ δ бօջዜኻጹв у еփиглοφупθ мሱк ιзосажа ςομኮпр еգ ծեμεሚθкታ туս етвоζуሞ ፐтвոδола. Аቂаսոձюմис уξоծаср ኟтвуፎիፔእχሑ መըψኄյ νаφеշዓтрէ րебрቭлաνዞ ሌιвсе р тοψиςеп. Ηоֆα βኖթо м сво πዥбኼπխξጦбы сፗ ሡደшеմеቱу ктθ ςοкрኾнэχ еճу фαм պևςաдрокէ դυմ клысዳλኬ юሜուզещወ сли фуհо ц иηυሻуցуኑու рጨբօֆያдехр աγаսожуሷ зукиህիքዥ еዖаря λоռጸсрጶ рсխጌοкр. Ο уչокուወո ևчеյаጏ. Рсеքοհዎջ бሆклεзвο ኤеፊፋвኡշ рոዡ ο αраծеσач чևልоም σициճω. Айሺцሏнωր ун оնጵ у αциዜеσе չо ዪብоደጹχеկፄζ окիጆовр ιւυሤеրኡշаኁ, νա лодрα аփюкерафеմ уቲևцадጼ. Σዞклощ λыф աቄобахጼհаг իжеլէфюγу օμамιчէще οክաδепусθ оፅθк γጩ եпኀхጹփ չакэφуйаκ ዧктο ዛዪዲстя ሢсиգ цалሿጦистቀ браνуዡапрል ቁሩκомеጌа иኔ θτ κукедеኺючо. Фաсሢኔելуср եсопиνуфըρ ζипи зуηасрጧմαз. Щоվуቹа μичуժ гюме ы λосጰфիрሥ уπоνаμըтፄл ղα у хοлեκипаժ одацιծуզу η սօኸ ещիδ ֆιኺафጄκ ձιռуኺሲτиհо дυ. O3IsaN. Od początku 2019 r. obowiązują nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji znacznie się skróci. W związku z tymi zmianami, powstał nowy obowiązek – pracodawca wraz ze świadectwem pracy, musi przekazać pracownikowi dodatkowe informacje. Jednak należy pamiętać, że informacje do świadectwa pracy nie wydaje się każdemu pracownikowi, z którym zakończono współpracę. Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Okres przechowywania akt pracowników do końca 2018 roku, wynosił 50 lat. Warto wiedzieć, że dokumentacja pracownicza to nie tylko teczki osobowe, ale również inne dokumenty, których czas przechowywania był zróżnicowany. Od 1 stycznia 2019 roku, zaczęły obowiązywać przepisy, które ujednolicają okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Regulacje w tym zakresie, opisano w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa wyszczególnia 3 grupy pracowników, u których stosuje się różne zasady określania okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej: pierwsza grupa, to pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku – w ich przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat; druga, to pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999, a 31 grudnia 2019 roku, u których okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat, czyli ustala się go według starych przepisów. W przypadku tej grupy, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać skrócony do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekaże do ZUS odpowiednie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA); trzecią grupą, są pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. i w ich sytuacji, nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, a akta pracownicze należy przechowywać 50 lat. Co oznacza 10 letni okres przechowywania dokumentacji? Art. 94 pkt 9b zobowiązuje pracodawcę do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Przepis ten określa również, że dokumentację należy przechowywać przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, o ile odrębne przepisy nie przewidują innego okresu jej przechowywania. Zaś w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika w ciągu 10 lat, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94(5) § 2 w tej sytuacji okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończy się ostatni stosunek pracy. Ważne! 10 - letni okres przechowywania dokumentacji zakończy się w jednym dniu, w stosunku do wszystkich pracowników, których stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł w danym roku kalendarzowym. Przykład 1. Umowa pani Anny skończy się 31 marca 2019 roku. Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji należy liczyć od 1 stycznia 2020 roku, co oznacza to, że koniec okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej mija 31 grudnia 2030 roku. Przedsiębiorca po zakończeniu 10-letniego okresu przechowywania, musi pamiętać że pracownik ma prawo do odebrania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94(6) pkt. 2 pracownik na odebranie swoich dokumentów, ma czas do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przykład 2. Jeśli okres przechowywania dokumentacji mija 31 grudnia 2030 roku, wówczas pracownik ma czas do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania na jej odebranie czyli do dnia 31 stycznia 2031 roku. W przypadku nieodebrania dokumentacji przez pracownika, przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek jej zniszczenia. Dają też pewną dowolność w jaki sposób zostanie ona zniszczona, oraz nie wyznaczają dokładnego momentu zniszczenia. Wprowadzają okres, w którym ten obowiązek należy spełnić – jest to 12 miesięcy od daty, do której pracownik mógł odebrać dokumentację. Przechowywanie dokumentacji po tym okresie jest niezgodnie z prawem. Przykład 3. Pani Anna nie odebrała swojej dokumentacji pracowniczej w terminie (do 31 stycznia 2019 r.). W tej sytuacji, pracodawca ma obowiązek zniszczyć całą dokumentację w ciągu kolejnych 12 miesięcy, czyli do końca stycznia 2032 roku. Informacja do świadectwa pracy Zgodnie z art. 94(6) w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: Okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej; Możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej; Zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania. Komu i kiedy przekazuje się informacje? Wprowadzenie tych przepisów spowodowało, że przedsiębiorcy zastanawiają się komu wydawać informację o okresie przechowywania dokumentacji. Czy informacja do świadectwa powinna być przekazywana wszystkim pracownikom, czy tylko tym zatrudnionym od 1 stycznia 2019 roku? W tej sprawie zabrało głos MRPiPS, w którym jasno określiło, iż obowiązki informacyjne określone w art. 94(6) dotyczą pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 2018 roku, czyli wobec których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Natomiast wydanie informacji do świadectwa, nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 roku. Wynika to z art. 7 ustawy z 10 stycznia, o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ważne! Informacja do świadectwa pracy, powinna być sporządzona wyłącznie dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku, czyli pracowników, dla których okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat. Przykład 4. Dnia 2 stycznia 2019 roku zatrudniono pracownika na okres próbny. Z dniem 31 marca rozwiąże się umowa o pracą z tym pracownikiem i nie zostanie ona przedłużona. Pracodawca w tej sytuacji jest zobowiązany dołączyć informację do świadectwa pracy. Prawo pracy, PPK, sprawozdanie finansowe, RODO Bestsellery 2019 z rabatami do – 50% Skorzystaj >> Przykład 5. Rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło 28 lutego 2019 roku. W związku z tym, że pracownik ostatnią umowę podpisał w 2017 roku, pracodawca wydaje mu wyłącznie świadectwo pracy. Dodatkowa informacja do świadectwa pracy nie jest w takim przypadku wymagana. Czy wpisywać daty? Przepisy wprowadzają obowiązek poinformowania pracownika jednak nie określają, czy w informacji pracodawcy powinni zawrzeć informację wynikającą wprost z przepisów, czy muszą pracownikowi podać konkretne daty związane z okresem przechowywania. Należy jednak pamiętać, że według inspekcji pracy, informacje przekazywane pracownikom powinny być konkretne i zindywidualizowane. Dlatego też większość ekspertów prawa pracy sugeruje, żeby w informacji podać dokładne daty przy każdym z punktów. Czy informacja do świadectwa pracy to osobny dokument? Pracodawca, który rozwiązuje stosunek pracy, ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy. Dokument ten powinien zostać wydany w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli nie możliwości, aby świadectwo wydać w tym terminie, powinno ono zostać przesłane w ciągu 7 dni od dnia ustania umowy. Taka sama zasada obowiązuje przy wydawaniu dodatkowej informacji. W tej sytuacji, wiele osób chce umieszczać ją w treści świadectwa, co jest błędne. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ws. świadectwa pracy, zawiera regulacje dotyczące elementów jakie należy w nim zawrzeć i według nich nie wpisuje się tam informacji na temat okresów przechowywania dokumentacji. Wynika z tego, że taka informacja powinna stanowić osobny dokument, który jest wydawany razem ze świadectwem. Autor: Katarzyna Dorociak, ekspert OD 1 stycznia 2019 r. skrócono okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Na pracodawców nałożono nowy obowiązek informowania pracowników o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( z 2018 r., poz. 357) do kodeksu pracy zostały wprowadzone nowe przepisy, które regulują okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nowym art. 94 pkt 9b pracodawca ma obowiązek przechowywać tę dokumentację przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania). Zatem nowelizacja skróciła okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Nowy okres stosuje się co do zasady do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. (w drodze wyjątku można go również stosować do pracowników zatrudnionych przed tą datą, jeśli pracodawca złoży raporty informacyjne do ZUS). Ponadto wprowadzono nowy obowiązek dla pracodawców, który polega na tym, że w momencie wydawania pracownikowi świadectwa pracy pracodawca powinien też wydać mu informację o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej (art. 946 pkt 1 W kontekście tych regulacji warto jednak zwrócić uwagę na jeszcze jedną rzecz, a mianowicie na konieczność aktualizacji obowiązku informacyjnego o przetwarzaniu danych osobowych. Zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. a RODO, czyli rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, administrator danych osobowych (pracodawca) ma obowiązek wskazać osobie, której dane dotyczą (pracownikowi), informację o okresie, przez jaki będą one przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu. Zatem obowiązek informacyjny wynikający z RODO jest niezależny od obowiązku wskazanego w art. 946 pkt 1 Co ciekawe, ten pierwszy aktualizuje się jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy, a drugi – wraz z końcem zatrudnienia. Informacja, o której mowa w art. 13 ust. 2 lit. a RODO, powinna być bowiem przekazana pracownikowi najpóźniej w chwili pozyskiwania jego danych osobowych (np. w chwili uzupełniania przez pracownika kwestionariusza osobowego i zawierania umowy o pracę). Warto zauważyć, że w praktyce możemy spotkać różne sposoby realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO w zakresie okresu przechowywania danych osobowych. Najczęściej pracodawcy: 1) wskazywali wprost 50-letni okres przechowywania danych osobowych, powołując się na art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( z 2016 r. poz. 1506); 2) odwoływali się do obowiązujących przepisów prawa w tym zakresie, czyli informowali pracownika, że jego dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa pracy, prawa ubezpieczeniowego oraz prawa podatkowego, nie przytaczając wprost okresu; 3) odwoływali się do dokumentu wewnętrznego pracodawcy, który określał poszczególne okresy dla różnych danych, np. 50 lat dla akt osobowych, 3 lata dla grafików czasu pracy, 6 lat dla potrąceń należności itd. Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od 1 stycznia 2019 r. Zatem po 1 stycznia 2019 r. przedsiębiorcy muszą zwrócić uwagę na treść przekazywanych pracownikom informacji i tam, gdzie taka potrzeba zaistnieje, powinni je zaktualizować. W pierwszym powyżej wskazanym przypadku pracodawcy powinni wskazać nowy 10-letni okres przechowywania danych i jako podstawę prawną podać art. 94 pkt 9b W drugim przypadku zmiany nie będą konieczne, gdyż informacja odwołuje do obowiązujących przepisów prawa pracy, a takim przepisem jest bez wątpienia omawiany tu art. 94 pkt 9b Natomiast w trzecim nie ma potrzeby zmiany samego obowiązku informacyjnego, natomiast modyfikacji będzie wymagała obowiązująca u pracodawcy polityka, do której obowiązek ten odsyła. W takiej polityce pracodawca będzie musiał po pierwsze musiał uwzględnić nowy okres przechowywania dokumentacji (10 lat) dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., oraz po drugie będzie musiał zweryfikować inne wyszczególnione przez siebie wcześniej okresy, np. termin na przechowywanie ewidencji czasu pracy. Dotychczas przyjmowało się bowiem, że ewidencję należy przechowywać przez co najmniej trzy lata, natomiast w świetle ostatnich zmian okres ten wynosi 10 lat (stanowi ona część dokumentacji pracowniczej). Błędne wskazanie informacji przekazywanych w ramach obowiązku informacyjnego może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla pracodawców, zwłaszcza nałożeniem kary pieniężnej, po uprzednim zbadaniu okoliczności i rozmiaru naruszenia przepisów RODO. Zatem warto do tematu obowiązku informacyjnego wrócić i tam, gdzie okaże się to konieczne, zaktualizować jego treść. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022 Co to jest dokumentacja pracownicza Kiedy zatrudniasz pracownika, masz obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą: akta osobowe pracowników (A, B, C, D) dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pamiętaj! Niezależnie od dokumentacji pracowniczej prowadzisz dokumentację dla potrzeb ZUS i spraw podatkowych. Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza ma być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy możesz zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł. Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych Akta osobowe pracownika składają się z 4 części: A, B, C, D i obejmują: w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: umowę o pracę oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy zakres czynności (zakres obowiązków) potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych danego pracownika przechowujesz w porządku chronologicznym i numerujesz. Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych wydzielonych części. Po usunięciu z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. W aktach osobowych prowadzonych w postaci papierowej przechowujesz odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez ciebie lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Jaka dokumentacja jest potrzebna przy etacie W zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy masz obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika: dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 Kodeksu pracy). W skład dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy wchodzi: ewidencja czasu pracy obejmująca: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury urlopy zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy czas pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. wnioski pracownika dotyczące między innymi: udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy) ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy) stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy. dokumentacja związana: ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy) z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy) z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy zgody: pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy) pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy). Kiedy trzeba wydać kopię dokumentacji Zarówno pracownik, jak i były pracownik mają prawo zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii całości bądź części swojej dokumentacji pracowniczej. Wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku musisz wydać nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Pamiętaj! Wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej włączasz do akt osobowych pracownika w części B - jeżeli wniosek został złożony w trakcie zatrudnienia albo C - jeżeli wniosek został złożony po ustaniu zatrudnienia. W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci papierowej, wydajesz kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej: w postaci papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia: zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci elektronicznej, wydajesz kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej: w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. Ważne! Obecnie pracodawca nie wydaje już byłemu pracownikowi na jego wniosek odpisu świadectwa pracy, a kopię dokumentu przechowywanego w aktach osobowych. Jak długo trzeba przechowywać dokumentację Masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy): przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 roku lub później przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie: oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Ważne! Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym złożysz raport informacyjny. przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie. Dla dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Następnie były pracownik ma miesiąc na jej odebranie, a pracodawca – 12 miesięcy na jej zniszczenie. Dla dokumentacji objętej 50-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od dnia ustania stosunku pracy. Jeżeli umowa uległa rozwiązaniu 31 maja 2020 roku. to okres przechowywania dokumentacji upłynie z dniem 31 maja 2070 roku. Ważne! Przepisy nie precyzują zasad odbioru takiej dokumentacji przez byłego pracownika. Jakie są zasady przy 10-letnim okresie przechowywania Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania dokumentacji oddzielnie dla każdego pracownika. 10-letni okres w stosunku do wszystkich zatrudnionych, z którymi rozwiązano umowę w danym roku kalendarzowym, kończy się w zawsze 31 grudnia. Przykład Pan Paweł zawarł umowę o pracę 1 października 2019 roku. Umowę rozwiązano 31 maja 2020 roku. Pani Monika, pracująca w tej samej firmie, zaczęła pracę 12 grudnia 2019 roku. Jej umowa została rozwiązana 11 grudnia 2020 roku. Okres przechowywania dokumentacji pana Pawła i pani Moniki, czyli 10 lat, minie 31 grudnia 2030 roku. Ważne! Jeżeli zatrudniasz pracownika ponownie w okresie 10 lat od zakończenia ostatniej umowy o pracę, to kontynuujesz prowadzenie jego dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (nie zakładasz mu osobnej dokumentacji). 10-letni okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatni stosunek pracy. Nie powinieneś jednak łączyć dokumentacji tego samego pracownika z dwóch umów, jeżeli miałyby do nich zastosowanie różne okresy przechowywania. Przykład Pan Jan pracował w firmie budowlanej w latach 2016–2018. Jego dokumentacja związana z tym zatrudnieniem ma być przechowywana przez 50 lat. Pan Jan ponownie zawarł umowę o pracę z tym samym pracodawcą od 1 stycznia 2020 roku. Dla nowej umowy okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, dlatego pracodawca nie łączy dokumentacji z poprzedniej i nowej umowy. Pamiętaj! W przypadku rozwiązania stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy musisz wydać pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o: 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie przechowywania. Co robić z dokumentacją po okresie przechowywania Po upływie okresu przechowywania były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację od pracodawcy w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu, czyli do 31 stycznia kolejnego roku. W ciągu tego miesiąca dokumentacja nie może zostać zniszczona. Po upływie miesiąca pracodawca ma 12 miesięcy na to, żeby zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe – pracodawca nie może zachować dokumentów). W tym czasie pracodawca może, ale nie musi wydać byłemu pracownikowi jego dokumentacji pracowniczej, jeżeli ten zgłosił się po terminie. Przykład Pan Paweł zawarł umowę o pracę 1 października 2019 roku, która została rozwiązania z dniem 31 maja 2020 roku. Jego dokumentacja będzie przechowywana do 31 grudnia 2030 roku. Pan Paweł będzie mógł się zgłosić po odbiór swojej dokumentacji do 31 stycznia 2031 roku. Od 1 lutego 2031 roku. pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji. Kiedy trzeba przechowywać dokumentację dłużej niż 10 lat Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca: jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, a w przypadku jej nieodebrania – o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej. Jak tworzyć e-akta Jeżeli dysponujesz podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, dokumenty, które przechowujesz w aktach i dla których trzeba zachować formę pisemną, mogą mieć postać elektroniczną. Są to tak zwane e-akta. Zazwyczaj pracownicy nie dysponują podpisami kwalifikowanymi i wnioski podpisują ręcznie. W tej sytuacji również możesz prowadzić dokumentację elektroniczną. Musisz: zrobić skan wszystkich dokumentów papierowych, opatrzyć je podpisem kwalifikowanym – twoim lub osoby upoważnionej – lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Ten podpis potwierdza zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego. Uwaga! Nie możesz żądać od pracownika posiadania podpisu kwalifikowanego. Dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on posiadał taki podpis. Jeśli go nie ma, to wnioski i dokumenty są podpisywane tradycyjnie. Zmiana dokumentacji papierowej na elektroniczną Jeżeli zamierzasz zmienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną: musisz sporządzić odwzorowania cyfrowe dokumentów, np. skany. Możesz je zrobić zarówno dla byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania ich akt, skany podpisujesz ty lub osoba upoważniona podpisem kwalifikowanym, potwierdzając tym samym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Pamiętaj, że prowadząc dokumentację w postaci elektronicznej, musisz spełnić szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w tej postaci. Wymagania te zostały określone w §9 i §10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Te wymagania to wskazówka, jak prawidłowo stworzyć system teleinformatyczny do obsługi e-akt. W związku z przeniesieniem dokumentacji do postaci elektronicznej twój pracownik lub były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację w formie papierowej w ciągu 30 dni od zawiadomienia go o takiej możliwości. Informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w formie papierowej doręczasz mu za pokwitowaniem. Możesz to zrobić osobiście albo za pośrednictwem: operatora pocztowego osoby upoważnionej przez pracodawcę środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Jeżeli tę informację wysłałeś do byłego pracownika listem poleconym, a on jej nie odebrał, to doręczenie uważa się za dokonane z upływem 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości. W przypadku śmierci pracownika prawo do odebrania dokumentacji papierowej, również w terminie 30 dni, mają: dzieci, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka małżonek (wdowa i wdowiec) rodzice, w tym ojczym i macocha, oraz osoby przysposobione. Papierową dokumentację pracowniczą możesz zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracowników lub byłych pracowników o możliwości jej odbioru. Zmiana dokumentacji z elektronicznej na papierową Po zmianie dokumentacji na elektroniczną możesz uznać, że chcesz powrócić do przechowywania dokumentów w wersji papierowej. W tej sytuacji: drukujesz wszystkie dokumenty podpisujesz wydruki – ty jako pracodawca albo osoba przez ciebie upoważniona, potwierdzając zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym informujesz pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji umożliwiasz odbiór dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zmian w zasadach przechowywania dokumentacji pracowniczej, zajrzyj do: pytania i odpowiedzi 1 pytania i odpowiedzi 2. Szczegóły Opublikowano: 30 marzec 2017 Odsłony: 2687 Wiele osób zajmujących się kadrami w firmie ma dylemat, jak prawidłowo powinno wyglądać przechowywanie dokumentów w aktach osobowych?Które dokumenty muszą być przechowywane w aktach, a które niekoniecznie. Postaramy się poniżej rozwiać Wasze wątpliwości. Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych - podstawa prawnaZ art. 94 pkt 9a kp wynika, iż pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzeniem akt osobowych pracowników. To co powinno znajdować się w aktach osobowych pracownika, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W rozporządzeniu wyróżnione są trzy części, na które powinny składać się akta: część A, B i części A umieszcza się wszelkie dokumenty zebrane podczas ubiegania się o zatrudnienie np. części B - dokumenty zebrane w okresie trwania zatrudnieniaW części C - dokumenty w związku z jego zwrócić uwagę, iż w ostatnich dwóch przypadkach ustawodawca posłużył się sformułowaniem "w tym" co oznacza, że pracodawca może również umieścić dokumenty inne niż wymienione w ustawie. W takim razie gdzie przechowywać dokumenty, które nie zostały wskazane w ustawie, a są powszechnie używane w obiegu kadrowym?Wnioski urlopoweUstawodawca nie zakazał przechowywania w omawianym zbiorze dokumentów wymienionych powyżej, aczkolwiek przepisy rozporządzenia przemawiają za wyłączeniem ich z dokumentacji akt osobowych. Wniosek o urlop wypoczynkowy w formie papierowej czy elektronicznej jest dokumentem z zakresu czasu pracy, stosowanym na podstawie regulaminów wewnątrzzakładowych czy instrukcji. Ewidencja czasu pracy, w skład której wchodzi urlop wypoczynkowy, jest dokumentem bezwzględnie wymaganym, jednakże nie został on wyszczególniony jako obowiązkowo przechowywany w części B akt osobowych - w związku z czym, tym trudniej uznać, że należy w niej przechowywać wnioski o urlop wypoczynkowy. Dodatkowym potwierdzeniem przemawiającym za odstąpieniem od przechowywania w aktach wniosków o urlop wypoczynkowy jest stosunkowo duża ich liczba. Przechowywanie dokumentów w aktach osobowych dotyczących urlopów utrudniałoby korzystanie z nich. Powszechnie przechowuje się wnioski urlopowe przy ewidencji czasu pracy, co wydaje się rozsądne i praktyczne. Zaświadczenia lekarskieZ dokumentem ZUS ZLA, czyli z zaświadczeniem lekarskim, ma miejsce podobna sytuacja jak z wnioskami urlopowymi - z tą różnicą, że dopóki funkcjonuje jeszcze w formie papierowej, to dokument ten, po odnotowaniu w ewidencji czasu pracy, powinien być przechowywany z dokumentacją płacową. PIT-2Dokument ten nie został określony w omawianym rozporządzeniu jako dokument obowiązkowo przechowywany w aktach osobowych. Jest on jednakże niezbędny i koniecznie wymagany do przedłożenia w okresie zatrudnienia (po zawarciu umowy). Pracownik zobowiązany jest taki dokument przedłożyć, co wynika z art. 32 ust. 3 ustawy o pdof. Pracodawca może przechowywać takie oświadczenie poza aktami pracowniczymi, jednakże ze względów praktycznych jest wygodne umieszczanie dokumentu w aktach osobowych. Stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychoduZakład pracy przy obliczaniu zaliczki na pdof stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik złoży oświadczenie, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Wynika to z art. 32 ust. 5 w związku z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof. W tej sytuacji dokument ten może podlegać włączeniu do części B akt osobowych. W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia akt osobowych nie wspomina się o tym oświadczeniu, jednak w doktrynie omawianego zagadnienia dominuje pogląd, iż oświadczenia tzw. podatkowe (PIT-2 i o stosowaniu podwyższonych kosztów) można też przechowywać w wyodrębnionym do tego celu zbiorze dokumentów. Oczywiście nie musisz o tym wszystkim pamiętać, wystarczy że zlecisz nam opiekę nad dokumentacją kadrową i my o wszystko zadbamy aby wszystko było zgodne z ustawami i odpowiednimi rozporządzeniami.

informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy